Jusqu'à peu de temps encore, une masse de données importantes, qu'elles soient générées par des professionnels ou des particuliers, s'entassait dans des placards, sur des supports certes un peu diversifiés, parfois des CD ou DVD, mais essentiellement sur du papier, des piles de papier qu'il fallait ranger, classer, identifier, retrouver, et dépoussiérer !
Mais les temps évoluent, la technologie nous pousse maintenant vers la dématérialisation des documents.
La dématérialisation des documents
Dématérialiser un document, c'est transformer un support d'informations matériel (souvent du papier) en un support d'informations numérique.
Après numérisation, les données ne sont plus alors empilées dans des classeurs, mais gérées informatiquement sous forme de fichiers électroniques. On passe alors de la sauvegarde papier à la sauvegarde numérique.
En quoi consiste le coffre-fort numérique ?
Un coffre-fort numérique est un espace de confiance accessible à un particulier, via un site internet, permettant de stocker en ligne sur la base d'un service hautement sécurisé et très simple d'accès l'ensemble de ses fichiers numériques sensibles. On parle aussi de coffre-fort électronique.
Bon à savoir : à compter du 1er janvier 2019, les fournisseurs de coffres-forts électroniques doivent informer les utilisateurs sur le type d'espace mis à leur disposition et les conditions d'utilisation associées, les mécanismes techniques utilisés, la politique de confidentialité, l'existence et les modalités de mise en œuvre des garanties de bon fonctionnement (décret n° 2018-418 du 30 mai 2018). Le décret n° 2018-853 du 5 octobre 2018 est venu préciser les mesures qui doivent être prises pour garantir la récupération des documents et données stockés. Le professionnel doit notamment s'assurer que la récupération s'effectue de façon complète, intègre, à tout moment, gratuitement et dans un délai raisonnable. Par ailleurs, l'utilisateur doit être informé au moins 3 mois à l'avance de la suspension ou de la fermeture du service.
Article
Les avantages du coffre-numérique
Cela est parfois un véritable casse-tête, notre liste des documents précieux n'en finit pas de s'allonger, entre fiches de paie, déclarations, relevés, factures, documents administratifs... Si l'on ajoute le volume parfois impressionnant de photos de famille, de vacances, voire nos vidéos...
Le coffre-fort numérique vient faciliter non seulement le stockage (fini les boîtes d'archives sur la pile de draps dans l'armoire ou sous le bureau), mais aussi le classement, donc la recherche, tout en les protégeant en plus de la perte, du vol, de l'incendie mais aussi de la panne d'ordinateurs ou du plantage de disque dur !
Passer du simple stockage en ligne à un vrai archivage numérique ne devient en fait qu'une question de volume, d'accès peut-être, une fréquence moins grande de consultations et inévitablement un classement plus rigoureux.
Nous pouvons si vous le souhaitez, vous mettre en relation avec un ou plusieurs spécialistes du coffre-fort. Ils pourront vous proposer un devis gratuit et sans engagement.
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