Stockage en ligne : l’archivage numérique sécurisé

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Archivage numérique sécurisé.

Il est très tentant de se « débarrasser » de sa paperasse. Mais sous quelles garanties ?

Confier nos données sensibles et personnelles, nos éléments comptables à cette toile virtuelle peut en effrayer plus d'un. Comment faire confiance à ces boîtes noires que sont les hébergeurs ? Quelle garantie réelle de retrouver ses documents, et dans quel état ?

Stockage en ligne : 2 niveaux de sécurité possibles !

  • L'espace de stockage peut être simple et ne présenter aucune garantie de responsabilités de la part du prestataire sur la restitution des données, il est simplement offert l'usage d'une infrastructure sécurisée à accès contrôlé.
  • L'espace de stockage peut se déclarer « à vocation probatoire ». Le système propose alors des fonctionnalités de sécurité plus poussée, horodatage, empreinte du document, signature numérique. Ces fonctionnalités permettent de garantir la pérennité de la donnée, en fait sa lisibilité dans le temps, et son intégrité, donc sa valeur juridique si nécessaire. On peut alors véritablement parler de coffre-fort numérique.

Bon à savoir : à compter du 1er janvier 2019, les fournisseurs de coffres-forts électroniques doivent informer les utilisateurs sur le type d'espace mis à leur disposition et les conditions d'utilisation associées, les mécanismes techniques utilisés, la politique de confidentialité, l'existence et les modalités de mise en œuvre des garanties de bon fonctionnement (décret n° 2018-418 du 30 mai 2018). Le décret n° 2018-853 du 5 octobre 2018 est venu préciser les mesures qui doivent être prises pour garantir la récupération des documents et données stockés. Le professionnel doit notamment s'assurer que la récupération s'effectue de façon complète, intègre, à tout moment, gratuitement et dans un délai raisonnable. Par ailleurs, l'utilisateur doit être informé au moins 3 mois à l'avance de la suspension ou de la fermeture du service.

Comment utiliser le stockage numérique ?

  • L'utilisateur du coffre numérique est le seul à avoir accès à son espace, il le fait en mode sécurisé et crypté, souvent avec un identifiant et un mot de passe unique, la plus stricte confidentialité des échanges, consultations, dépôts, rapatriements est assurée.
  • Bien sûr, cet accès permanent se fait à toute heure, en tout lieu. Seule une connexion internet ou 3G est nécessaire.
  • Partager vos galeries photos avec vos proches, mettre en lecture commune un document lourd ou faire écouter vos derniers enregistrements MP3 à vos amis devient un acte simple, sécurisé et très convivial.
  • Au sein de son espace, l'utilisateur organise ses documents électroniques comme il le souhaite, classant par arborescence, dossiers et sous-dossiers. Il se déplace, supprime, remplace par simple clic ses « papiers virtuels ».

Archivage numérique sécurisé : quels prestataires ?

Les hébergeurs prestataires de service d'espace sécurisé en ligne, sont de plus en plus nombreux. Il n'est pas forcément facile de les distinguer dans cette jungle virtuelle.

Ces offres sont parfois gratuites quand il s'agit de banques, mutuelles ou assureurs qui essayent de cette manière de retenir leur clientèle. Elles peuvent être aussi payantes.

Mais les sites spécialisés se multiplient sur le marché, avec des services proposés parfois différents, une capacité de stockage souvent plus grande et pourtant un coût qui reste plus qu'abordable.

Comment choisir ?

Si vous êtes un particulier, pas facile de deviner la fiabilité des hébergeurs au seul vu de leurs annonces ! Lisez les forums, interrogez les utilisateurs.

Les prestataires professionnels vous proposeront la gestion des droits d'accès, la traçabilité de toutes les actions des utilisateurs (téléchargements, visualisations, modifications), des alertes par mail pour les actions effectuées... À vous de déterminer si ces fonctions répondent à votre besoin.

Prix du stockage en ligne

Gratuitement et sans aucun frais d'installation, il vous est possible d'accéder à des volumes déjà intéressants, jusqu'à 30 Go. Pour quelques euros seulement par mois, vous pourrez vous offrir un espace large montant jusqu'à 100 Go !

Certains hébergeurs font la distinction entre des fichiers texte et des fichiers média, vous imposant une répartition. D'autres vous offrent une certaine capacité gratuite, de l'ordre de 30 Go, et la rendent payante au-delà.

Nous pouvons si vous le souhaitez, vous mettre en relation avec un ou plusieurs spécialistes du coffre-fort. Ils pourront vous proposer un devis gratuit et sans engagement.

Ces pros peuvent vous aider